Código de Conduta e Ética

CÓDIGO DE CONDUTA E ÉTICA
METALFRIO SOLUTIONS S.A.

 

 

PRINCÍPIOS GERAIS

Introdução

O Código de Ética e Conduta Empresarial da Metalfrio é um guia geral do comportamento aceitável e apropriado na empresa, e espera-se seu cumprimento por parte dos colaboradores. Porém, não contém toda a informação detalhada necessária durante o curso do contrato de trabalho com a Metalfrio. Temos o compromisso de continuamente revisar nossas políticas, por isso, este código pode ser modificado ou revisado de tempos em tempos.

Os colaboradores devem se familiarizar com este código, para que se possa facilmente distinguir qualquer proposta ou ato que possa constituir violação. Cada colaborador é responsável pelas suas ações. Uma violação pode resultar em ação disciplinar, incluindo demissão e processo criminal. Não haverá nenhuma retaliação contra um colaborador que, em boa fé, reporte uma violação ou suspeita de violação.

É de responsabilidade do colaborador da empresa atuar de maneira satisfatória, seguir nossas políticas e agir de acordo com nossas regras do modo como se apresentam hoje ou quando forem modificadas.

A ausência de instruções sobre situações específicas, não exime o colaborador de agir com os padrões de éticas adequados a cada caso.

Se qualquer colaborador tiver dúvidas sobre uma situação questionável que possa surgir, deve imediatamente consultar este Código de Ética e Conduta, seu superior imediato, o departamento de Auditoria Interna ou a Gerência de RH de sua localidade.

Objetivo e Abrangência

O propósito deste Código de Ética e Conduta Empresarial é estabelecer os valores, princípios e diretrizes que guiam o comportamento de todos os colaboradores da Metalfrio, qualquer que seja seu nível hierárquico. Deve ser usado como ferramenta de conduta profissional e pessoal para que os colaboradores possam desempenhar suas obrigações de acordo com os níveis mais elevados de integridade em todos os aspectos de suas atividades, cumprindo inteiramente as Leis, Regras e Regulamentos em vigor.

Os valores éticos que guiam as atividades da Metalfrio e de seus colaboradores são baseados nos princípios da verdade, transparência, justiça, visão humana e respeito pela diversidade étnica, socioeconômica, cultural, religiosa e sexual. A empresa está comprometida com a qualidade de vida de seus colaboradores, seus familiares, com a comunidade e a sociedade como um todo.

As regras de conduta que devem ser observadas, cumpridas e respeitadas por todos colaboradores da empresa incluem: as leis do país, os contratos, acordos e parcerias das quais a Metalfrio faz parte, a preservação da informação que é prioritária para a empresa e a confidencialidade da mesma – entre outros.

A Metalfrio acredita que cada indivíduo tem sua importância na missão de garantir a satisfação do cliente, a capacidade de inovar, e o resultado final da empresa, constituindo um dos principais pilares responsáveis para o seu crescimento e sucesso.

Definições

Comitê de Ética: sob a supervisão e com os membros indicados pelo Diretor de Fábrica/ou CEO, age baseado em reclamações e/ou notificações, e toma decisões de acordo com resultados de investigações. (Estatuto do Comitê de Ética)

Comitê de Auditoria: é um comitê criado pelo Conselho de Administração de acordo com as leis e regulamentos. (Estatuto do Comitê de Auditoria)

Metalfrio: Metalfrio e suas subsidiárias, coligadas e entidades associadas.

Fornecedores: inclui não só fornecedores de serviço e material da empresa, mas também consultores, instituições financeiras, assessores, ou qualquer pessoa ou instituição que faz negócios com a empresa.

Presentes: itens e serviços que tenham valor e que sejam dados a qualquer pessoa ou entidade fora da empresa, exceto:

• Ofertas de entretenimento que são normais no dia a dia de negócios, como por exemplo, refeições e bebidas;
• Itens de valor mínimo, distribuídos em campanhas de vendas ou promoções, prêmios para colaboradores em reconhecimento de serviços, ou para fins de segurança física ou presentes na ocasião de aposentadoria;
• Contribuições ou doações para organizações de caridade ou organizações sem fins lucrativos;
• Itens ou serviços com valor total abaixo de U$ 100 por ano.

Aplicação e Sanções

A missão e a visão da Metalfrio são valores comuns que tem como alvo o sucesso dos colaboradores da empresa, e que não podem ser abandonados nem mesmo fora do ambiente de trabalho. A Metalfrio e seus colaboradores aceitam as seguintes regras de ética e valores de acordo com a legislação e regulamentos que são aplicáveis nas suas respectivas áreas.

A autoridade e aplicação de sanções disciplinares para o Código de Ética e Conduta Empresarial está sob a responsabilidade do Comitê de Ética. O Comitê de Ética relata regularmente ao Conselho de Administração da empresa, através do Comitê de Auditoria, as investigações e quaisquer decisões finais sobre violações.

Qualquer proposta de não conformidade com estas normas necessita da aprovação do Comitê de Ética, que receberá a proposta e a justificativa e concluirá o assunto dentro do contexto das leis e regulamentos locais. Neste caso, o Conselho de Administração deverá ser notificado através do Comitê de Auditoria e, quando necessário, o assunto deverá ser comunicado aos acionistas imediatamente.

 

REGRAS DE CONDUTA

Relações com Entidades Governamentais

As leis e ordens de regulamentação aplicáveis, de cada jurisdição na qual a empresa opera, devem ser seguidas. Cada colaborador tem a responsabilidade de adquirir conhecimento suficiente das leis e normas com relação a seus deveres para reconhecer potenciais perigos, e saber quando é necessário obter opinião jurídica.

Em particular, no trato com funcionários públicos, os colaboradores têm a obrigação de aderir aos mais altos padrões de ética e conduta empresarial. Quando se procura a resolução de uma questão regulatória ou política que afete os interesses da empresa, há a obrigação total de fazer isto, exclusivamente, na base de mérito e de acordo com os procedimentos certos e apropriados para o trato com os funcionários públicos. Nenhum colaborador pode oferecer, providenciar ou pedir, diretamente ou indiretamente, qualquer tratamento especial ou favor, em contrapartida de qualquer valor, de promessa ou expectativa de valor ou ganho futuro.

Relações com a Imprensa

Somente os indivíduos que são devidamente autorizados pela empresa tem permissão de fazer representações, dar entrevistas ou fornecer informação à imprensa sobre a Metalfrio, seja por escrito ou verbalmente.

Relações com Público

A Metalfrio espera dos seus colaboradores que eles se comprometam ao tratamento imparcial com os clientes, fornecedores, competidores e outros colaboradores da empresa em toda e qualquer ocasião, fazendo o uso de bom senso e valores éticos.

Relações com os Clientes e Fornecedores

As transações de negócios deverão ser feitas visando, única e exclusivamente, os melhores interesses da empresa. Nenhum colaborador pode, direta ou indiretamente, beneficiar-se da sua posição como um colaborador ou de qualquer venda, compra ou qualquer outra atividade da empresa. Os colaboradores devem evitar situações que envolvam um conflito ou mesmo o surgimento de um conflito entre o dever com a empresa e seu interesse particular.

 

Nenhum colaborador que se relaciona com pessoas ou organizações conduzindo ou em busca de negócios com a empresa, ou que faz recomendações com respeito às tais tratativas, deve:

• Servir como dirigente, diretor, colaborador ou consultor; ou
• Possuir um interesse substancial em qualquer concorrente da empresa, ou qualquer organização conduzindo ou em busca de negócios com a empresa. “Interesse substancial” significa um interesse econômico que poderia influenciar ou que sejam suscetíveis de influenciar a decisão ou ação, mas não deve incluir um investimento que representa menos de 5% de uma classe de ações em circulação de uma companhia aberta. Todos os colaboradores devem preencher o Questionário sobre Conflito de Interesses incluído neste código.

Além disso, nenhum colaborador que se relaciona com pessoas ou organizações que conduzem ou buscam negócios com a empresa, ou que faz recomendações com respeito a tais tratativas, deve:

• Ter algum interesse pessoal, direto ou indireto, em quaisquer transações de negócios com a empresa (que não sejam compras rotineiras, pelo colaborador, de produtos e serviços da empresa, como consumidor, ou transações onde interesses surgem exclusivamente por causa do relacionamento de trabalho ou de possuidor de títulos ou valores mobiliários);
• Fornecer serviços ou equipamentos de telecomunicações ou informações seja diretamente ou como revendedor, de uma maneira que colocasse a objetividade ou a integridade da empresa em questão.

A nossa política é que os colaboradores não conduzirão negócios em nome da empresa com amigo íntimo ou parente; porém, se essas transações ocorrerem de fato, elas devem ser reportadas no Questionário sobre Conflito de Interesses.

Esta política é aplicável igualmente aos familiares imediatos de cada colaborador, que normalmente inclui o cônjuge, filhos e seus cônjuges, pai, mãe, e irmãos do colaborador e daqueles que compartilham seu lar como moradia.

Empregar Parentes

Parentes de colaboradores não serão contratados de forma permanente pela empresa a menos que seja autorizado pelo CEO. Os parentes de colaboradores não serão contratados para trabalhar temporariamente em casos onde o parente se reporta diretamente ao colaborador, ou exerce qualquer relação direta com a contratação, colocação, promoções, avaliações ou remuneração do parente.

Concorrência Leal

A empresa apoia a concorrência baseada em qualidade, serviço e preço. Conduziremos nossos negócios com honestidade, de forma direta e de maneira justa. Para garantir a conformidade com as leis sobre concorrência, e da nossa política de concorrência leal, os colaboradores não deverão:

• Tratar com os concorrentes qualquer assunto diretamente envolvido na competição entre nós e o concorrente (por exemplo, preço de venda, estratégias de marketing, ações de mercado e políticas de vendas)..
• Entrar em acordo com um concorrente para restringir a concorrência através de combinar preços, divisão de mercados ou outro meio.
• Recusar, de maneira arbitrária, de tratar com ou comprar bens ou serviços simplesmente porque são os nossos concorrentes em outras áreas de atividade.
• Fazer do ato de comprar conosco uma condição para comprarmos de uma pessoa ou organização.
• Demandar que clientes aceitem de nós um serviço que não querem, unicamente para que eles possam conseguir um que eles querem.
• Fazer espionagem industrial, ou propina comercial.
• Os colaboradores devem ser precisos e verdadeiros em todas as relações com os clientes e ter o cuidado de representar fielmente a qualidade, características e disponibilidade de produtos e serviços da empresa.

Conflito de Interesses

Há várias situações que podem dar origem a um conflito de interesses. O mais comum é aceitar presentes de fornecedores, emprego de outra empresa, titularidade de uma participação significativa em outra empresa ou negócio, relacionamentos próximos ou familiares com fornecedores, e comunicações com concorrentes. Um conflito de interesses potencial existe para colaboradores que fazem decisões no curso de seu trabalho que permitiriam a eles dar preferência ou favor a um cliente em troca de qualquer benefício pessoal. Tais situações podem interferir na habilidade de um colaborador de julgar questões de uma maneira que é exclusivamente do interesse da empresa.

Presentes e Entretenimento

Nenhum colaborador e/ou nenhum de seus familiares imediatos pode solicitar ou aceitar de um cliente ou fornecedor, atual ou prospectivo, qualquer compensação, adiantamento de empréstimos (com exceção de empréstimos de instituições financeiras estabelecidas, nos mesmos moldes dos demais clientes), presente, entretenimento ou qualquer outro favor que não tenha um valor simbólico, ou que o colaborador não teria condições de retribuir de acordo com os procedimentos de despesas.

Em nenhuma circunstância, um presente ou entretenimento que influenciaria o julgamento ou a decisão do colaborador deve ser aceito. Em particular, os colaboradores devem evitar qualquer interesse ou benefício de qualquer fornecedor que poderia, dentro do razoável, levar o colaborador a favorecer aquele fornecedor em detrimento de outros. É uma violação do código para qualquer colaborador solicitar ou encorajar um fornecedor a dar qualquer item ou serviço ao colaborador, independentemente do valor, mesmo que o valor seja muito baixo. Nossos fornecedores vão manter a sua confiança na objetividade e integridade da nossa empresa somente se cada colaborador observar estritamente essa diretriz.

Reportar Presentes
Se um colaborador ou membro de sua família recebe um presente não solicitado que seja proibido por este código, ele deverá reportar o fato imediatamente ao seu supervisor, por escrito e, juntamente desta ação, devolver o presente à pessoa que lhe deu, ou, se o item for perecível, doá-lo a uma instituição de caridade sem fins lucrativos.

Descontos
Um colaborador pode aceitar um desconto em uma aquisição pessoal de um produto de um fornecedor ou cliente, somente se tais descontos não afetarem o preço de compra da empresa, e sejam geralmente oferecidos a outros que tenham um relacionamento de negócios semelhante com aquele fornecedor ou cliente.

Reuniões de Negócios
Entretenimentos e serviços oferecidos por um fornecedor ou cliente podem ser aceitos por um colaborador quando estão associados com a reunião de negócios e o fornecedor ou o cliente o prove também a outras entidades como parte normal de seus negócios. Exemplos de tais entretenimentos e serviços são: transporte de e para o estabelecimento do fornecedor ou cliente; hospitality suites (camarote corporativo); partidas de golfe; estadia no local de negócios do fornecedor ou cliente; almoços e jantares de negócios para visitantes empresariais ao local do fornecedor ou do cliente.

Os serviços deveriam, em geral, ser do tipo normalmente utilizado pelos colaboradores da empresa e permissíveis como despesa reembolsável no padrão da empresa em questão.

Emprego fora da Empresa

Os colaboradores não podem ser empregados fora da empresa:

• Em qualquer negócio que opera em concorrência com a empresa, ou fornece serviços à empresa ou suas subsidiárias, e/ou;
• De uma maneira que afetaria a sua objetividade em cumprir as suas responsabilidades na empresa, e/ou;
• Onde o emprego fora da empresa entraria em conflito com os horários combinados, inclusive horas extras, ou o desempenho de qualquer projeto ou trabalho da empresa. Os colaboradores não podem usar o tempo, materiais, informação ou outros ativos da empresa em conexão com o emprego fora da empresa.

 

RESPONSABILIDADES INDIVIDUAIS

Conduta do Colaborador

Atividades desonestas ou ilegais praticadas nas dependências da empresa ou enquanto a pessoa está atuando em negócios da empresa não serão toleradas e poderão resultar em sanções disciplinares, incluindo demissão e processo criminal. A lista abaixo cita atividades que são contrárias às políticas da empresa, e que não serão toleradas dentro das dependências, nem em veículos ou durante a condução de negócios da empresa:

• Consumo ou armazenamento de bebidas alcoólicas, exceto quando legalmente permitido ou autorizado por um diretor estatutário da empresa;
• O uso de substâncias controladas, tais como drogas ou álcool. Fabricação, distribuição, fornecimento, possessão, transferência, venda, compra ou utilização de uma substância controlada de maneira ilícita;
• Dirigir veículos ou operar equipamentos da empresa sob influência de álcool ou qualquer substância controlada;
• Jogos e apostas ilegais;
• Porte ilegal de armas de qualquer tipo nas dependências, em veículos ou durante a condução de negócios da empresa.

A empresa reserva o direito de inspecionar qualquer propriedade de um colaborador que possa ser usado para guardar os seus objetos pessoais e pertences. Isso inclui mesas, armários e veículos que sejam de propriedade da empresa. É violação da política da empresa guardar qualquer tipo de contrabando, drogas ilegais, materiais tóxicos ou armas nas dependências da empresa.

Reportar Violações
É de responsabilidade de todo colaborador cumprir regras, padrões e princípios apresentados neste documento. Na área de ética, legalidade e propriedade de conduta, cada colaborador tem uma obrigação para com a empresa que transcende as relações normais de reportar a seu superior.

Os colaboradores devem ficar atentos a possíveis violações do código em qualquer lugar na empresa e são encorajados a reportá-las prontamente. Este relato deve ser feito por escrito ou verbalmente ao departamento de Auditoria Interna, ou por outro meio quando ditado pelas circunstâncias.

É também esperado que os colaboradores cooperem em qualquer investigação de uma suspeita de violação.

Todos os funcionários são obrigados a notificar a empresa no prazo de cinco (5) dias sobre qualquer condenação de qualquer violação criminal ocorrida no trabalho.

Além disso, qualquer colaborador que seja condenado por um grave delito mesmo não relacionado por estas regras, também deve reportar este fato.

Todos os casos de atividades questionáveis envolvendo o código ou outra ação potencialmente imprópria serão analisados para ter ação apropriada, disciplinar ou corretiva. Quando possível, a empresa manterá confidencial a identidade de colaboradores sobre ou contra quem recebe alegações apresentadas de violações, a menos que, ou até, seja determinada a existência de uma violação. Igualmente, na medida do possível, a empresa manterá confidencial a identidade de qualquer pessoa que reporta uma possível violação. Conforme escrito no Manual de Políticas e Procedimentos de RH, fica estritamente proibida qualquer retaliação contra um colaborador que reportou de boa fé uma violação ou suspeita de violação.

Disciplina
Qualquer violação deste código pode resultar em consequências sérias para a empresa relacionadas à sua imagem, sua credibilidade bem como ao nível de confiança existente junto a seus clientes, abrangendo até multas substanciais ou restrições a futuras operações, além da possibilidade de multas ou até condenações de prisão para colaboradores. Assim, é necessário que a empresa assegure que não haverá violações. É necessário que os colaboradores reconheçam que obedecer este código cuidadosamente faz parte de seu interesse, bem como do interesse da empresa.

A quantia financeira envolvida numa violação pode não ser um fator central para avaliar a seriedade da infração, uma vez que em alguns casos existe a possibilidade de penalidades pesadas contra a empresa por uma violação que envolve uma quantia monetária relativamente pequena, ou, mesmo, nenhuma quantia.

Toda ação disciplinar deverá acontecer através do Comitê de Ética. A gravidade do caso será levada em conta na decisão sobre a ação disciplinar cabível a ser aplicada contra um colaborador. Tal ação, que pode ser revisada junto à organização apropriada de auditoria, poderá incluir:

• Advertências;
• Suspensões;
• Demissões.

Também, por exemplo, um caso individual poderia envolver:
• Reembolso de danos e/ou perdas;
• Encaminhamento do caso para processo criminal/penal ou ação cível;
• Combinação dos elementos acima.

Medidas disciplinares podem também ser tomadas contra supervisores e executivos que sejam coniventes, permitam ou tenham ciência da conduta ilegal e não ética por aqueles que reportam a eles, e não tomem a ação corretiva. Medidas disciplinares podem também ser tomadas contra colaboradores que fazem afirmações falsas no âmbito de investigações de violações deste código.

A empresa, unicamente a seu critério, determinará qual medida disciplinar é apropriada a ser tomada com relação a qualquer assunto. A relação de possíveis ações é dada somente para fins informativos e não obriga a empresa a seguir algum procedimento ou processo disciplinar em particular, a não ser aqueles determinados pela legislação vigente.

As normas e regulamentos da empresa com relação à conduta apropriada não serão renunciados em nenhuma hipótese. A violação é causa para ação disciplinar, que pode incluir demissão. Os padrões de conduta descritos neste código serão cobrados de todos os colaboradores.

A empresa nunca autorizou e nunca autorizará qualquer colaborador a cometer qualquer ato que viole este código ou ordenar que um subordinado dele o faça. Entendido isso, não é possível justificar um ato desta natureza dizendo que alguém em uma posição mais alta na administração ordenou que fosse feito.

 

INFORMAÇÕES CONFIDENCIAIS E PRIVACIDADE DE COMUNICAÇÕES

Informações Confidenciais

Informações confidenciais incluem toda e qualquer informação, seja técnica, de negócios, de natureza financeira ou de qualquer outra natureza relativa a empresa, tratada como confidencial ou secreta e/ou que não está publicamente disponível. Isto também inclui qualquer informação privada de, ou com relação a, dados de clientes, colaboradores, outras pessoas ou outras empresas.

A política da empresa e várias leis protegem a integridade da informação confidencial da empresa, que não pode ser divulgada, exceto quando estão rigorosamente de acordo com as políticas e procedimentos estabelecidos da empresa. A obrigação de não divulgar informações confidenciais da empresa permanece em vigor mesmo que o material não esteja especificamente identificado como confidencial, e a obrigação existe durante e mesmo depois do encerramento da relação de trabalho com a empresa.

Alguns exemplos de conduta proibida são:

• Vender ou de outra maneira usar, divulgar ou transmitir informações confidenciais da empresa;
• Usar informações confidenciais da companhia para, conscientemente converter uma oportunidade de negócios da empresa para uso ou benefício pessoal;
• Usar informações confidenciais da empresa para adquirir um imóvel que o colaborador sabe ser de interesse da empresa ou no qual o colaborador sabe que a empresa está interessada;
• Usar, divulgar ou transmitir informações confidenciais da empresa enquanto atuando em outro emprego fora da empresa, ou qualquer outro relacionamento, ou em qualquer emprego subsequente, ou qualquer outro relacionamento a qualquer tempo;
• Negociar ações da empresa ou ações de qualquer empresa, baseado em informação que não esteja já divulgada ao público, ou divulgar tais informações para outros, para que eles possam negociar tais ações. A atividade de negociar informações privilegiadas é proibida pela política da empresa e por leis governamentais.

Os colaboradores não podem procurar, aceitar ou usar qualquer informação confidencial que seja propriedade ou procedente de um concorrente da empresa. Em particular, no caso de a empresa contratar um colaborador que anteriormente trabalhava para uma empresa concorrente, não podemos aceitar, ou solicitar informação comercial do nosso colaborador, com relação àquele concorrente.

Ativos da Empresa

Todas as transações com dinheiro e contas bancárias devem ser realizadas de forma a evitar qualquer dúvida ou suspeita de comportamento. Todas as transações em dinheiro devem ser registradas nos livros contábeis da empresa.

Todas as contas de fundos da empresa serão estabelecidas e mantidas no nome da empresa ou de uma de suas subsidiárias, e podem ser abertas ou fechadas só com a autoridade do conselho de administração da empresa.

Todo dinheiro recebido será prontamente registrado e depositado numa conta bancária da empresa ou de uma subsidiária. Em hipótese nenhuma, recursos serão mantidos em dinheiro em espécie, com exceção de “fundo fixo” autorizado, e nenhuma empresa manterá uma conta anônima (identificado somente com número) em qualquer banco. Qualquer pagamento a favor de uma conta anônima pela empresa poderia deixar aquela empresa aberta como suspeita de participação numa transação que possivelmente poderia ser imprópria. Por isso, nenhum pagamento de nenhuma natureza pode ser feito a favor de nenhuma conta bancária anônima ou qualquer outra conta quando a identidade do titular daquela conta não seja claramente identificada à empresa.

Nenhum pagamento pode ser feito em dinheiro em espécie, com exceção de Folha de Pagamento ou desembolsos normais do fundo fixo justificados por recibos assinados ou outra documentação apropriada. E também, nenhum cheque corporativo será emitido ao benefício de descontar “em dinheiro”, “portador” ou qualquer designação semelhante.

Transações

A conformidade com os procedimentos de contabilidade estabelecidos é obrigatória em todas as ocasiões. É dever de qualquer colaborador que tenha controle sobre ativos ou transações da empresa desempenhá-los com a mais alta integridade e assegurar que todas as transações sejam executadas de acordo com a autorização da administração. Todas as transações devem ser registradas de maneira exata e verdadeira com grau razoável de detalhe nos registros contábeis da empresa.

Todo colaborador tem responsabilidade pessoal com os recursos financeiros da empresa que estejam sob seu controle. Os colaboradores que gastam fundos da empresa devem assegurar que a empresa receba um valor adequado em contrapartida, e deve manter os registros exatos de tais gastos. Um colaborador que aprova ou certifica os valores de uma fatura ou boleto deverá ter certeza de que a compra e a quantia são adequadas e corretas. É proibido obter ou criar faturas “falsas” ou outra documentação enganosa. É também proibido inventar transações fictícias (vendas, compras, serviços, empréstimos, entidades ou outras transações financeiras).

Os colaboradores devem pagar por chamadas telefônicas pessoais e outro uso de serviços de telefonia, exceto na medida que seja permitido de acordo com programas, ou alocações de benefícios, especificamente definidos.

Reembolso de Despesas

Despesas efetivamente incorridas por um colaborador na realização de negócios da empresa devem ser documentadas em relatórios de despesas de acordo com os procedimentos da empresa. Ao preparar esses relatórios, os colaboradores devem se atualizar sobre estes procedimentos para fins de serem reembolsados por despesas de negócios.

Cartão de Crédito Corporativo

Os cartões de crédito corporativos são fornecidos aos executivos para conveniência em conduzir os negócios da empresa. Nenhuma despesa pessoal pode ser paga usando cartões de crédito da empresa, exceto casos especificamente autorizados pelos procedimentos da empresa. Quaisquer despesas pessoais pagas pelo cartão de crédito devem ser prontamente reembolsadas pelo colaborador. Os cartões de crédito corporativos não devem ser usados para evitar o preparo de documentação para pagamento direto a vendedores. Onde permitido pela lei local, quaisquer débitos em cartões de crédito corporativos, para as quais um relatório de despesa apropriadamente aprovado não tenha sido recebido a tempo do encerramento de contrato de trabalho do colaborador, pode ser deduzido da sua rescisão. A empresa cobrará reembolso pelo colaborador de quaisquer montantes que sejam reembolsáveis por parte dele.

Computadores e Software

Informações digitais e software de computador parecem intangíveis, mas são valiosos ativos da empresa e devem ser protegidos contra uso indevido, furto, fraude, perda e uso ou transferência não autorizada, da mesma maneira que quaisquer outros bens da empresa.

A utilização de computadores deve ser relacionada com serviço ao cliente, ou com o emprego. Os colaboradores não podem acessar informações da empresa de qualquer tipo para seu uso pessoal.

Apropriação indevida de espaço ou tempo de computador inclui, sem limitação, o uso de um computador para criar ou executar trabalhos não autorizados, operar um computador de um modo não autorizado, ou intencionalmente causar qualquer tipo de falha operacional.

CARTA DE CONFORMIDADE & QUESTIONÁRIO DE CONFLITO DE INTERESSES

Anualmente, todos os colaboradores em farão uma declaração por escrito de que, após empenho de diligência razoável, não tem conhecimento de nenhuma violação deste código, ou, no caso de que alguma violação tenha sido cometida, reportará a violação num formato a ser especificado.

Cada colaborador lerá novamente o Código de Ética e Conduta Empresarial, assinará o Formulário de Aceitação do Código e preencherá o Questionário de Conflito de Interesses. Se as circunstâncias do colaborador mudarem a qualquer momento, um novo Questionário de Conflito de Interesses, ou uma Carta de Explicação, deverá ser preenchido.

O Código de Ética e Conduta Empresarial deve ser rubricado e o Formulário de Aceitação deverá ser assinado na última página e dado ao Departamento de Recursos Humanos para inclusão em seu prontuário.

 

METALFRIO

Questionário de Conformidade do Código de Conduta

Todos os colaboradores deverão completar este Questionário de Conformidade.

A Metalfrio e suas subsidiárias estão empenhadas em proporcionar um ambiente de trabalho onde os colaboradores possam agir de maneira responsável e ética. O Código de Ética e Conduta Empresarial da Metalfrio estabelece as normas específicas de conduta que devem reger o nosso comportamento com outros colaboradores, com fornecedores e com clientes da empresa. Por favor, responda cada uma das seguintes perguntas e, se necessário, forneça uma explicação. Para qualquer resposta “sim”, por favor, explique no espaço extra fornecido na última página.

Conflito de Interesses

1. Durante o ano fiscal………, você recebeu, ou tem conhecimento de alguém que tenha recebido, de qualquer pessoa ou empresa que faz negócios com o seu empregador, qualquer empréstimo, presente, viagem, gratificação, ou outro pagamento que causou ou poderia causar perda ou obrigação ao concedente ou que poderia ser percebido por outros como criando uma obrigação ao doador? (Nota: Cada item ou o total de itens de um único fornecedor, com um valor de mais de U$50,00 deve ser reportado, exceto empréstimos feitos por instituições financeiras em termos normais e habituais, dividendos de ações ordinárias ou pagamentos de uma apólice de seguros).

( ) Sim ( )Não

2. No ano fiscal………, você participou, influenciou, ou tem conhecimento de alguém que tenha participado ou influenciado qualquer transação entre o seu empregador e outra entidade na qual a pessoa ou qualquer membro de sua família tinha um interesse financeiro direto ou indireto?

( ) Sim ( )Não

3. No ano fiscal………, você tinha algum interesse financeiro material em, ou uma posição de influência com relação a, qualquer negócio que fornece bens ou serviços a seu empregador, ou tem conhecimento de alguém que tinha qualquer interesse financeiro material ou posição de influência? (Nota: O termo “interesse financeiro material” significa alguém que, em virtude de sua posição acionária ou interesse monetário em uma empresa, é capaz de direcionar ou influenciar decisões de negócios, ou um representante de vendas comissionado; “posição de influência” significa alguém com uma posição de influência, como por exemplo proprietário único, sócio, membro do Conselho de Administração, executivo ou gerente.)

( ) Sim ( )Não
4. Durante o ano fiscal………, você usou, ou tem conhecimento de alguém que tenha usado, ativos da empresa ou outros recursos (incluindo recursos financeiros, equipamentos, insumos, ou pessoas) para propósitos que não sejam os negócios da empresa ou atividades patrocinadas pela empresa?

( ) Sim ( )Não

5. Durante o ano fiscal………, você recebeu, ou tem conhecimento de alguém que tenha recebido presentes ou entretenimento de um indivíduo ou de uma organização que possui relações de negócios com a empresa, incluindo, mas não necessariamente limitado a, empréstimos, qualquer forma de gratificações em dinheiro, descontos privados ou pessoais não sancionados pela empresa, ou remuneração ou serviços relacionados a atividades ilegais?

( ) Sim ( )Não

6. Durante o ano fiscal………, você aceitou, ou tem conhecimento de alguém que tenha aceitado, qualquer consideração ou favores especiais de fornecedores ou potenciais fornecedores, que de fato ou aparência pode ser considerado um suborno, propina ou recompensa dada para influenciar o seu julgamento do negócio?

( ) Sim ( )Não

7. Você esteve envolvido, ou tem conhecimento de qualquer colaborador que estava envolvido, em uma situação de conflito de interesses durante o ano fiscal ………?

( ) Sim ( )Não

8. Eu li a Declaração de Política de Conflito de Interesses em anexo que consta no Código de Ética e Conduta Empresarial da Metalfrio. Nesse sentido, eu listei abaixo todas as relações e atividades externas que exigem divulgação no âmbito da política. Eu também forneci uma lista de nomes, endereços e a natureza das relações de todas as pessoas ou entidades que fazem negócios com meu empregador, de quem eu ou algum membro da minha família tenha recebido, direta ou indiretamente, dinheiro ou um presente com mais que um valor nocional (U$ 50,00), durante o ano fiscal ……… . (Se não existem pessoas ou entidades a serem listadas, então indicar por escrito “NENHUM” no primeiro espaço fornecido abaixo.)

Nome da Pessoa / Entidade	Natureza da Relação / Atividade Externa
__________________________	__________________________
__________________________	__________________________
__________________________	__________________________

Integridade Financeira e Negociação de Títulos

10. Você comprou e/ou vendeu, ou tem conhecimento de alguém que possa ter comprado e/ou vendido, ações com base nas informações confidenciais, ou transmitido informações confidenciais para influenciar as transações de ações da Metalfrio?

( ) Sim ( )Não

11. Você tem conhecimento de qualquer entrada feita nos livros e registros do seu empregador no ano fiscal ……… que você acredita ser falsa ou intencionalmente enganosa?

( ) Sim ( )Não

12. Você tem conhecimento de algum ativo, passivo ou transação que você acredita ter sido indevidamente omitido dos livros da sua empresa no ano fiscal ………?

( ) Sim ( )Não

13. No ano fiscal………, você tem conhecimento de alguém que possa ter procurado influenciar qualquer oficial de governo (incluindo oficiais estrangeiros) ou funcionário governamental ou indivíduo fazendo negócio com sua empresa, através da oferta de dinheiro, bens ou serviços em troca de alguma consideração especial?

( ) Sim ( ) Não

Outros

14. Você tem conhecimento de qualquer incidente envolvendo seu empregador que, na sua opinião, constituiu falta de conformidade com leis, regulamentos, políticas, diretrizes, procedimentos, ou princípios éticos, que não sejam os assuntos referidos em outras questões ou incidentes que já foram reportados?
(Nota: Se você preferir relatar um incidente ou violação anonimamente, por favor, responda “NÃO” a esta pergunta e entre em contato com um membro do Comitê de Ética ou ligue para o Departamento de Auditoria Interna.)

( ) Sim ( ) Não

 

 

15. Por favor, forneça quaisquer explicações para as respostas “sim”.
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16. No espaço abaixo, por favor, forneça todas as sugestões que você possa ter para melhorar o Código de Ética e Conduta Empresarial.
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Nome por Escrito

____________________________________________
Assinatura

____________________________________________
Data

 

METALFRIO

Código de Conduta e Conflito de Interesses – Certidão

Colaborador	Empresa/ Subsidiária	Localização
__________________________	__________________________	__________________________

Eu li o Código de Ética e Conduta Empresarial da Metalfrio.

• Eu entendo que as normas e políticas deste Código de Conduta representam as políticas da Metalfrio e suas subsidiárias e que a violação dessas normas e condições ou quaisquer requisitos legais e regulatórios aplicáveis ao meu trabalho, podem resultar em penalidades mencionadas no Código de Conduta ou outra sanção adequada;

• Eu entendo que existem várias fontes dentro da empresa, incluindo o Comitê de Ética e o Departamento de Auditoria Interna que posso consultar se eu tiver perguntas sobre o significado ou a aplicação do Código de Conduta ou sobre os requisitos legais e regulatórios pertinentes;

• Eu entendo que é de minha responsabilidade divulgar a um oficial de RH, ou um membro do Departamento de Auditoria Interna da Metalfrio ou um membro do Comitê de Ética qualquer situação que possa parecer uma violação do Código de Conduta.

• Eu li a Declaração de Política de Conflito de Interesses anexa que consta no Código de Ética e Conduta Empresarial da Metalfrio. Nesse sentido, eu listei abaixo todas as relações e atividades externas que exigem divulgação no âmbito da política. Eu também forneci uma lista de nomes, endereços e a natureza das relações de todas as pessoas ou entidades que fazem negócios com meu empregador, de quem eu ou algum membro da minha família tem recebido, direta ou indiretamente, em dinheiro ou um presente de mais de um valor nocional (U$ 50,00) durante o ano fiscal……… encerrado. (Se não existem pessoas ou entidades a serem listadas, então indicar por escrito “NENHUM” no primeiro espaço fornecido abaixo.)

 

Nome da Pessoa / Entidade	Endereço	Natureza dos Negócios / Relacionamento
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__________________________	__________________________	__________________________
__________________________	__________________________	__________________________

 

 

• Eu não estou ciente de todas as exceções às normas e condições no Código de Conduta, exceto: (se não houver nenhum, então indicar por escrito “NENHUM”.)
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Nome por Escrito

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Assinatura

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Data

FORMULÁRIO DE ACEITAÇÃO

 

Eu, …………………………………………….., matrícula nº…………….., colaborador da Metalfrio, declaro ter recebido, neste ato, uma cópia do Código de Ética e Conduta Empresarial, e que tenho conhecimento de todo o conteúdo do referido código, e estando de acordo com ele, comprometo-me a cumpri-lo durante todo o período de meu contrato de trabalho, e além, se aplicável. Eu ainda afirmo que estou consciente que violações deste Código e das políticas e regulamentos da empresa serão analisados e estão sujeitos às medidas disciplinares aplicáveis, sem prejuízo às medidas legais cabíveis.

[ Local, dia, mês, ano ]

……………………………………………………… , …………….de……………………………………………..

………………………………………….. Assinatura do Colaborador

………………………………………….. Assinatura do Departamento RH